Prinsip administrasi

 MENJELASKAN PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI:

1.MARREY PARKER FOLLET

Mary Parker Follett dikenal sebagai pencetus Teori Administrasi. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari Mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Konsep-konsep dasar dari teori Follett, antara lain :

1.Prinsip saling memberikan respon. Interaksi manusia selalu mencakup pengaruh bersama dan simultan.

2.Tujuan dari integrasi yaitu kondisi yang harmonis dari penggabungan hal-hal yang berbeda, yang menghasilkan bentuk baru, entitas baru.

Fokus utama Follett yaitu cara membangun dan menjaga demokrasi melalui integrasi perbedaan, persaingan kepentingan. Agar terjadi integrasi makan dibutuhkan representasi dari karyawan. Representasi ini disebutnya sebagai partisipasi. Jadi, karyawan dan para manajer tergabung di dalam sebuah joint committe di mana melalui inilah akan diperoleh pengetahuan khusus dan pengalaman dari masing-masing pihak.

Follet juga tidak percaya bahwa kekuasaan disalahgunakan hanya oleh kapitalis. Ia menyatakan bahwa pihak manajemen memiliki hak guna menentang setiap upaya dari serikat (pekerja, aktivis politik, dsb) untuk mengambil alih kekuasaan. Menurutnya, para reformis, pelaku propaganda, dsb bermaksud untuk menekan orang lain guna memperoleh apa yang mereka pikir baik.

Pokok pemikiran Follet pada perkembangannya akan menjadi landasan konsep bagi pemikir yang mengembangkan pendekatan pengembangan sumber daya manusia.

Pemikiran Mary Parker Follett antara lain :

a.Bekerja secara berkelompok menjadi lebih penting.

b.Pengendalian konflik dan petingnya nilai partisipasi dalam unit kerja.

c.Penggunaan pendekatan psikologi didalam manajemen organisasi.

2.HENRY FAYOL

Henry Fayol sendiri merupakan penyumbang yang berpengaruh terhadap konsep-konsep pada bidang imnu manajemen serta ilmu administrasi modern.Dalam hal ini Henry Fayol, meninggalkan ilmu yang sangat bermanfaat sampai sekarang ini. Salah satunya ialah fungsi manajemen yang meliputi merencanakan, mengorganisasi, memerintah, mengkoordinasi, dan mengontrol.

Selanjutnya Fayol merumuskan beberapa prinsip administrasi, yang nantinya akan disajikan oleh IDtesis yang merupakan Jasa Pembuatan Disertasi, Tesis, Skripsi. Adapun prinsip yang dipaparkan oleh Fayol meliputi :

1.Division of labor (pembagian pekerjaan).

2.Authority (kewenangan).

3.Discipline (disiplin).

4.Unity of command (kesatuan komando).

5.Unity of direction (kesatuan dalam pengarahan).

6.Subordination of individual interest to the common good (kepentingan bersama di atas kepentingan pribadi).

7.Remuneration (remunerasi).

8.Centralization (sentralisasi).

9.The hierarchy (hierarki).

10.Order (tata tertib).

11.Equity (keadilan).

12.Stability of staff (stabilitas staf).

13.Initiative (inisiatif).

14.Esprite de corps (semangat korps).

Pada point terakhir yang ada pada prinsip manajemne fayol diketahui bahwa semangat korps merupakan semnagat kerjasama antar kelompok yang nantinya akan menimbulkan rasa bersatu. Persatuan serta keharmonisan tersebut yang nantinya akan berdampak baik bagi pemecahan masalah.

3.JAMES D.MOONEY DAN ALAN C.REILEY

A.Prinsip koordinasi

 Semua organisasi yang kompleks harus mengoordinasikan kegiatan banyak individu jika mereka ingin mencapai tujuan mereka. Menurut Mooney dan Reiley koordinasi adalah prinsip utama yang mencakup semua, semua yang dimaksud adalah prinsip-prinsip yang melaluinya agar tujuan koordinasi tercapai.Mooney dan Reiley mendefinisikan otoritas sebagai sumber kekuatan koordinasi.Para pemimpin terpilih yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan peraturan dan prosedur dan mengarahkan upaya yang benar-benar terkoordinasi. Koordinasi tercapai sebagian besar melalui pelaksanaan otoritas formal ke atas dan ke bawah rantai komando.

B.Prinsip scalar

Semua organisasi yang kompleks harus memiliki sarana yang dengannya koordinasi tertinggi otoritas yang berwenang dapat beroperasi dari atas ke bawah organisasi struktur. Ini adalah prinsip skalar, atau prinsip hierarki. Seperti yang dilakukan Fayol dilakukan sebelumnya, Mooney dan Reiley merujuk pada pembagian kerja vertikal sebagai rantai skalar karena terdiri dari skala tugas yang lulus sesuai dengan tingkat otoritas dan tanggung jawab yang sesuai. Rantai skalar dibuat dari serangkaian hubungan atasan-bawahan yang diatur secara vertikal melalui keluar dari organisasi dan melalui mana komunikasi mengalir naik turun.Rantai skalar dibuat melalui proses delegasi. Ini mencakup menganugerahkan pemberian wewenang khusus oleh pejabat yang lebih tinggi pada pejabat yang lebih rendah.Menurut Mooney dan Reiley, pejabat tinggi harus mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab saat beban kerja mereka menjadi terlalu besar untuk ditangani sendiri, tetapi mereka selalu bertanggung jawab kepada atasan mereka atas tindakan bawahan mereka. Dalam kata-kata mereka, "Bawahan selalu bertanggung jawab kepada atasan langsungnya untuk melakukan pekerjaan, atasan tetap bertanggung jawab untuk menyelesaikannya, dan hubungan yang sama ini, berdasarkan tanggung jawab yang terkoordinasi, diulang hingga pemimpin puncak, yang wewenangnya membuatnya bertanggung jawab atas keseluruhan. "

Mooney dan Reiley mengatakan, "Penemuan dan identifikasi prinsip-prinsip ini tentu saja tidak akan menyelesaikan semua masalah organisasi. Prinsip, seperti, harus selalu ada, dan pasti akan diterapkan dalam beberapa cara, tetapi aplikasi efisien mereka adalah tugas penyelenggara. "

3.LUTHER GULLICK

Prinsip inti POSDCORB, seperti yang dikemukakan oleh Luther Gulick, mengatakan bahwa setiap kepala eksekutif yang ingin melakukan kontrol atas urusan organisasi apa pun dapat melakukannya dengan mengikuti serangkaian langkah yang tetap berikut ini:

1. Planning

Planning atau perencanaan adalah ciri khas dari perilaku cerdas. Sebuah organisasi, untuk mencapai tujuannya, pertama-tama harus menetapkannya dan mengaturnya dengan benar. Ini adalah menentukan arah di mana semua upaya dan semua tenaga kerja organisasi akan diarahkan selama jangka waktu tertentu untuk mengupayakan hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil ini harus cukup menantang untuk memotivasi tetapi tidak menakutkan sehingga menakut-nakuti dan membuat frustrasi tenaga kerja. Contoh: Di ABC Ltd, sebuah perusahaan manufaktur mainan, rencana untuk tahun keuangan berikutnya ditetapkan pada pertemuan semua departemen seperti pemasaran, pembelian & pengadaan, desain & teknik, manufaktur & operasi, dan TI pada konferensi tahunan.

Di sini, Pimpinan atau Direktur Pelaksana akan mempresentasikan visinya untuk tahun mendatang. Setelah musyawarah dan diskusi, visi akhir dengan tonggak konkret seperti pertumbuhan penjualan 25%, pertumbuhan EBITDA (Laba sebelum Bunga, Pajak, dan Depresiasi) 12%, mengurangi biaya distribusi sebesar 5%, dll., akan diterima oleh semua kepala departemen dan manajer.

2. Organising

Prinsip ini menekankan bahwa manajer telah disarankan untuk mengatur semua sumber daya yang diperlukan yaitu bahan baku, sumber daya moneter, sumber daya manusia, dan teknologi serta keahlian manajerial untuk membantu mencapai tujuan yang ditetapkan dalam proses perencanaan. Di sini, Luther Gulick memperingatkan terhadap beberapa masalah praktis yang mungkin timbul saat memutuskan prosedur yang akan diikuti untuk melaksanakan rencana. Di sini, dia mengatakan bahwa pembagian kerja di antara para pekerja dan spesialisasi diperlukan untuk memastikan efisiensi. Namun demikian, masalah-masalah tertentu dapat muncul karena pembagian kerja: Hal ini dapat mengakibatkan pekerja hanya bekerja dalam jumlah jam yang terbatas sehingga produktivitasnya berkurang.

Hal ini dapat mengakibatkan pekerja tertentu hanya melakukan jenis pekerjaan tertentu saja..Kadang-kadang menyebabkan dua tugas yang saling melengkapi dan penting terputus yang menyebabkan kemajuan yang tidak sesuai. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, teori POSDCORB menyarankan bahwa pembagian kerja dan pengorganisasian tugas-tugas mereka harus dilakukan dengan cara melakukan perpaduan yang optimal antara tujuan, proses, klien yang dilayani atau bahan yang digunakan dan lokasi pekerjaan. Misalnya, dalam contoh yang disebutkan di atas, ABC Ltd. kemudian akan mencari bahan baku yang diperlukan, membeli truk pengiriman baru atau mengalihdayakan fungsi pengiriman sama sekali ke perusahaan transportasi untuk mengurangi biaya distribusi. Perusahaan ini juga akan berinvestasi dalam desain baru untuk mendongkrak penjualan. Di sini, semua kepala departemen akan merombak tujuan dan prosedur internal mereka dalam mencapai target organisasi yang lebih besar.

3. Staffing

Prinsip ini menandakan pentingnya sumber daya manusia bagi organisasi mana pun. Prinsip ini menguraikan prosedur seperti perekrutan, pelatihan, dan mempertahankan jenis karyawan yang tepat untuk pekerjaan tertentu. Ini juga melibatkan persiapan mereka untuk peran mereka dalam organisasi. Misalnya ABC Ltd. akan merekrut desainer baru untuk diperkenalkan di pasar atau harus mengurangi staf pengirimannya jika memusatkan perhatian pada outsourcing mekanisme distribusi.

4. Directing

Di sini, setelah rencana telah ditata; bahan yang diperlukan telah disortir dan karyawan dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan; manajer harus mengarahkan upaya mereka ke arah tujuan akhir organisasi dengan membagi tujuan strategis utama tersebut menjadi target-target kecil yang bisa diterapkan dan terikat waktu.

Dia harus melakukan peran sebagai mentor dan motivator seperti memberi tahu mereka bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan cara terbaik dan mendorong mereka untuk bekerja lebih baik dengan mengatasi tantangan. Contoh: Desainer baru akan memerlukan waktu untuk menyesuaikan diri dengan budaya organisasi dan memahami apa yang diharapkan darinya. Oleh karena itu, Kepala Departemen Desain dan Teknik akan terus membimbingnya dan memecahkan masalahnya sehingga dia bisa mulai berkontribusi pada visi perusahaan.

5. Coordinating atau Koordinasi

Di sini, Kepala Manajer harus mengambil langkah-langkah untuk mengoordinasikan upaya berbagai departemen untuk memastikan bahwa mereka bergerak bersama-sama satu sama lain. Jika satu departemen bergerak tidak sinkron, upaya semua departemen akan runtuh.Untuk ini, manajer harus mengatur dua hal berikut ini:

Dia harus menunjuk manajer untuk setiap departemen/stasiun kerja/proyek yang akan mengkoordinasikan upaya para karyawan di bawah tanggung jawab mereka dengan karyawan yang berada di bawah manajer lain. Pendelegasian wewenang ini harus ada untuk koordinasi yang mulus.

Setiap karyawan harus disadarkan tentang bagaimana perannya cocok dengan keseluruhan organisasi yang lebih besar. Hal ini memberinya gagasan yang jelas mengenai tanggung jawabnya dan mempersiapkannya untuk mengambil upaya yang diperlukan untuk melakukan bagian pekerjaannya.

Misalnya, pertemuan triwulanan antara departemen produksi, penjualan dan desain akan mencapai tujuan koordinasi antara upaya mereka dan jika diperlukan, mereka akan mendesain ulang beberapa inisiatif mereka, seperti merevisi desain yang hanya mendapatkan respons hangat di pasar atau memompa produksi untuk memanfaatkan permintaan yang kuat untuk mainan.

6. Reporting

Pelaporan mengacu pada menjaga saluran komunikasi tetap terbuka di seluruh organisasi. Hal ini membantu dalam melaporkan kemajuan pekerjaan kepada otoritas atasan dan memungkinkan mereka membuat modifikasi pada rencana jika diperlukan. Demikian pula, semua pertukaran informasi penting seperti masalah karyawan, peraturan baru, penghargaan, dll. Dapat dengan mudah dibagikan dengan pihak terkait dengan waktu yang sangat singkat dan distorsi minimal. Misalnya, akan ada pertemuan mingguan atau dua mingguan yang diadakan di masing-masing departemen di mana kemajuan periode akan dilaporkan dan didiskusikan dengan kepala departemen.

7. Budgeting

Keuangan adalah urat nadi dari setiap organisasi. Akun yang tepat dan konsisten dari setiap sen yang dibelanjakan sangat penting untuk kelangsungan hidup dan kemajuan organisasi mana pun. Sumber daya – manusia, uang, materi dan waktu – harus dialokasikan ke setiap pusat kerja atau proyek sebelumnya dan karyawan yang bertanggung jawab harus bertanggung jawab atas penggunaan yang ditetapkan. Hal ini diperlukan untuk mengukur perkiraan kebutuhan di masa depan dan juga untuk menyelidiki sumber kesalahan atau penipuan.

Contoh: Melanjutkan contoh yang sama, di ABC Ltd. ada departemen terpisah yang dinamakan ‘Budgeting and Controlling’ yang akan menyusun anggaran dan alokasi untuk semua departemen setelah kepala departemen menyerahkan tujuan mereka untuk tahun tersebut dan persyaratan dalam hal uang, sumber daya manusia, material, dan teknologi.